Die Herausforderung
Seit Jahren steigt die Anzahl der Beratungsanfragen und auch deren Komplexität während die Zahl der Beratungsstellen sinkt. Gleichzeitig möchten wir unsere Arbeit einer breiteren Öffentlichkeit zugänglich machen und mehr Menschen erreichen, die einen Auslandsaufenthalt planen oder nach Deutschland zurückkehren möchten.
Die Notwendigkeit dafür wird an einer Zahl besonders deutlich: 2023 konnten wir mehr als ein Drittel der Anfragen zu dauerhaften oder befristeten Auslandsaufenthalten nicht an eine Beratungsstelle vermitteln. Uns wurde klar: Dieses Problem lässt sich nur digital lösen.2024 haben wir deshalb den digitalen Auswanderungslotsen entwickelt.
Unsere Lösung: Der digitale Auswanderungslotse
Um die vorhandenen Kapazitäten effizienter zu nutzen und Prozesse zu optimieren, haben wir uns die Frage gestellt: Wie können wir den Beratungsprozess verbessern? Ein entscheidender Schritt in unserer Beratung ist das sogenannte Clearing, bei dem Informationen gesammelt werden, die das weitere Vorgehen bestimmen.
Das Raphaelswerk hat deshalb eine digitale intelligente Lösung gefunden. Mithilfe einer eigens entwickelten Software, dem Auswanderungslotsen, können Ratsuchende nun online einen Fragebogen ausfüllen und alle relevanten Informationen für eine erste Beratung oder Information übermitteln. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Rückfragen und wir können direkt zielgerichtete Erstinformationen bereitstellen. Diese werden direkt in der Software erfasst, sodass den Beratenden mehr Zeit für individuelle Gespräche bleibt.
Zusammenarbeit und technische Umsetzung
Die Idee, den Beratungsprozess mit einem digitalen Fragebogen zu unterstützen, hat unser Digitalteam im Generalsekretariat entwickelt. Unser Ziel war es, den Fragebogen für Ratsuchende einfach zugänglich und nutzerfreundlich online bereitzustellen. Gleichzeitig sollte das Tool für die Beratenden eine Möglichkeit bieten, Anfragen effizient zu organisieren, strukturiert zu beantworten und statistisch auszuwerten.
Für die technische Umsetzung des Auswanderungslotsen haben wir uns mit einem externen Partner zusammengetan. Dank einer Förderung des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) konnten wir eine IT-Agentur mit der Programmierung beauftragen.
Ende 2023 konnten wir erfolgreich den ersten Prototypen des Auswanderungslotsen testen. Inzwischen wird er häufig und gerne genutzt. Mit diesen Erfahrungen werden wir ihn weiterentwickeln und auch den Einsatz von künstlicher Intelligenz prüfen, um der Ratsuchenden und Beratenden anzupassen.
